DMS /Dokumentenmanagement & microtech büro+
microtech büro+ und DMS
connect ARCHIV+
Diese Zusatzsoftware ist die Lösung für Ihre Papier- und Mailflut.
Wir arbeiten täglich mit jeder Menge Unterlagen. Wir erzeugen Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine,...erhalten Mails und arbeiten mit klassischen Papierablagen.
Heute arbeiten wir oftmals in Teams oder auch an Projekten. Deshalb ist es besonders wichtig, dass alle Teammitarbeiter Zugriff auf wirklich "alle" Dokumente, die wir auf unterschiedlichste Weise erhalten, per Mail mit PDF Anhängen, Word, Excel oder in Papierform, haben.
Die Dokumentenverwaltung innerhalb der Software büro+ bietet die Möglichkeit, Dokumente zu den jeweiligen Vorgängen, Adressen ...hinzuzufügen.
Hierbei ist immer eine Aktion des Users nötig, der die Dokumente entweder einscannt oder per Drag & Drop an die jeweilige Stelle einfügt oder in entsprechende Papierablagen ablegt.
Die Realität kennt jeder, oftmals werden Dokumente verspätet, nicht an der richten Stelle hinzugefügt oder auch ganz vergessen und landen dann doch in der Papierablage des jeweiligen Mitarbeiters. Der tatsächliche Aufwand ist zeitintensiv, lästig und nicht verlässlich.
Wie lästig und unproduktiv letzten Endes eine lückenhafte Archivierung der Dokumente darstellt, haben viele aktuell jetzt im Homeoffice erfahren.
WIR MACHEN ES IHNEN EINFACH!
Zuverlässigkeit erhalten Sie durch Automatisierung!
Die Lösung - Unsere Zusatzsoftware für Ihre Papier- und Mailflut
ZUVERLÄSSIGKEIT erhalten Sie durch AUTOMATISIERUNG!
IHRE VORTEILE:
- Zentrales Archiv für alle Vorgänge mit Mails, interner und externer Dokumente
- Alles auf einen Blick: Kompletten Verlauf pro Auftrag, Bestellung an Lieferant, bis Eingangsrechnung, Reklamation, Werkzeugnissen uvm.
- Vorgangsbezogene Ablage: Mails, Notizen, Dokumente Zolldokumente uvm.
- Zeitersparnis bei der Ablage
- Geringer Aufwand
- Fehlerhafte Ablage wird durch Datenbankfelder die automatisiert befüllt werden, vermieden
- Ablage immer aktuell, da just in time ohne zusätzlichen Aufwand abgelegt wird
- Einheitliche Ablagestruktur
- Einfaches Auffinden von allen Dokumenten, auch mit Informationsfragmente
- Strukturierte, einfache und schnelle Suche
- Steuerung Zugriffsberechtigung der Dokumente
Diese Zuverlässigkeit erhalten Sie nur durch Automatisierung!
Das Zusatzmodul von MATTES Computersysteme GmbH für die automatisierte Archivierung von Dokumenten aller Art für
- büro+ L
- büro+ XL
- sicher
- schnell
- einfach
- umfassend
connect ARCHIV+
Anwendungsbeispiele aus der Praxis.
Der Stapelscan und Ausdrucke, die in büro+ erzeugt werden, wie z.B. ein Angebote automatisch archivieren.
Automatische Archivierung Ihrer Dokumente:
- Quelle Mails, digitale Dokumente
- Druckdokumente, z.B. Angebot, Lieferscheine, Rechnungen usw.
- gescannte Dokumente im Stapel
Dokumentenmanagement einfach, "einfach"
Sie möchten mehr darüber erfahren?
Der Alltag
Ein Ärgernis - ständiges Suchen!
- Dokumente sind nicht auffindbar
- Unterlagen sind lückenhaft
- Arbeitsintensität stockt
- zeitintensives Suchen
- Auswirkungen auf Arbeitsklima
- Mitarbeiterablage, d.h. bei Krankheit oder Urlaub fehlt der Zugriff gänzlich
- HomeOffice nur bedingt möglich
Ist Zustand
- jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Verständnis für die Ablage entwickelt
- daher keine zentrale Ablage
- Zugriff nicht für alle möglich
- Lückenhafte Nachverfolgbarkeit
- Lange Suchzeiten
- Dokumente befinden sich
- in der Ablage des jeweiligen Mitarbeiters
- im verschiedensten Mail-Postfächern
- in der Schublade
- noch in Bearbeitung, daher noch nicht abgelegt
- bestenfalls in irgendwelche Ordner
- sind nicht digitalisiert
Warum ist das so?
Die Ablage der Dokumente erfolgt zum
großem Teil manuell.
- Manuell ist nicht verlässlich
- Ist an einen Mitarbeiter gebunden
- ist zu zeitintensiv
- ist zu aufwändig
- Dokumente kommen
- per Mail
- per Post
- oder werden im Warenwirtschaftssystem erzeugt (Lieferscheine Rechnungen) und per Post, per Mail versendet.